KEUNGGULAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA

Share

A.           ELEMEN LINGKUNGAN PERUSAHAAN

Elemen lingkungan perusahaan adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan yang memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung terhadap perusahaan. Lingkungan suatu perusahaan tidak sama persis dengan lingkungan perusahaan yang lain. Namun terdapat sejumlah kesamaan dengan mengidentifikasikan  delapan elemen utama yang ada dalam lingkungan semua perusahaan.

Delapan elemen tersebut yaitu :

1. Pemasok: menyediakan material, mesin, jasa, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan barang dan atau jasa
2. Pelanggan: pembeli dari barang dan atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan
3. Serikat Pekerja: organisasi dari para pekerja perusahaan
4. Masyarakat Keuangan: Lembaga-lembaga yang menyediakan sumber daya keuangan bagi perusahaan
5. Pemegang Saham: pemilik yang menanamkan modalnya pada perusahaan
6. Pesaing: organisasi atau perusahaan yang bersaing dengan perusahaan di pasar
7. Pemerintah: mempengaruhi perusahaan melalui serangkaian kebijakan dan programnya
8. Masyarakat Global: wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya

Elemen-elemen tersebut di atas membentuk supersistem yang disebut masyarakat. Sumber daya mengalir antara perusahaan dengan elemen-elemen lingkungan

B.            SUMBER DAYA INFORMASI

Sumber daya informasi terdiri atas:

·                Perangkat keras komputer

·                Perangkat lunak komputer

·                Spesialis informasi

·                Pemakai

·                Fasilitas

·                Database

·                Informasi

Sumber daya informasi tersebut dikelola oleh CIO (Chief Information Officer), sebagai manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahliannya dalam memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi maupun area operasi perusahaan lainnya.

C.            PENDEKATAN DARI PERENCANAAN STRATEGIS SUMBER DAYA INFORMASI

Pendekatan dari perencanaan strategis sumber daya informasi diawali dengan strategy set transformation, yang kemudian menjadi strategic planning for information resources.

strategy set transformation
langkah I --------->Kumpulan strategi organisasi, memuat: misi, tujuan, strategi, atribut strategi organisasi lainnya
Langkah II ---------->Management information system strategy set, memuat: tujuan, kendala, dan strategi rancangan sistem
Kelemahan dari pendekatan ini area-area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untuk menjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan.

strategic planning for information resources
Pada pendekatan ini perencanaan strategis jasa informasi dengan perencanaan strategis perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan mencerminkan dukungan yang dapat disediakan oleh jasa informasi, dan rencana jasa informasi mencerminkan dukungan sistem di masa depan.

Isi rencana strategis sumber daya informasi:

1. tujuan-tujuan yang akan dicapai oleh tiap-tiap subsistem CBIS (Computer Based information System) selama periode perncanaan
2. sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut

D.           MENGELOLA SUMBER DAYA INFORMASI

Unit yang mengelola sumber daya informasi disebut jasa informasi, dikelola oleh manajer. Praktek yang umum terjadi sekarang adalah membentuk jasa informasi sebagai suatu bidang fungsional utama dan menyertakan manajer puncaknya dalam kelompok eksekutif, yang membuat keputusan-keputusan penting penting perusahaan.

Istilah chief information officer (CIO) memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manajer jasa informasi tingkat puncak. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran berikut:

·  Sediakan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis.

·  Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini

·  Focus pada perbaikan proses dasar bisnis

·  Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis

·  Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan

·  Jangan bersifat bisnis

E.            END USER COMPUTING

Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC mempunyai tingkat pengetahuan yang sama tentang komputer. Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan:

·  Pemakai Akhir Tingkat Menu  (menu-level end user)

Tidak mampu menciptakan perangkat lunak sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunakberbasis Windos dan Mac

·  Pemakai Akhir Tingkat Perintah (command level end user)

Dapat menggunakan bahasa perintah untuk melaksanakan operasi aritmetika dan logika pada data.

·  Pemakai Akhir Tingkat Programmer (end user programmer)

Dapat menggunakan bahasa pemrograman seperti C++ dan mampu mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.

·  Personil Pendukung Fungsional (fungsional support personnel)

Merupakan spesialis informasi, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.

F.            MANFAAT END USER COMPUTING

EUC memberi manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama:

a)      Menyeimbangkan Kemampuan dan Tantangan

Pemindahan beban kerja dari pengembangan system ke area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada system yang rumit dan berlingkup organisasi, sehingga mereka dapat bekerja lebih baik pada area bidang tersebut. Para spesialis informasi juga dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk memelihara system yang ada.

b)      Mengurangi Kesenjangan Komunikasi

Kesulitan komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu pengembangan system sejak masa awal adanya komputer. Pemakai memahami bidang permasalahan dengan lebih baik, sebaliknya, spesialis adalah pakar teknologi tetapi tidak menguasai bidang permasalahan. Dengan membiarkan pemakai mengembangkan aplikasi mereka sendiri, tidak ada kesenjangan komunikasi karena tidak diperlukan komunikasi.

G.           RESIKO END USER COMPUTING

Ketika para pemakai menegmbangkan system mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah resiko, yakni:

a.      Sistem yang buruk sasarannya

b.      System yang buruk rancangan dan dokumentasinya

c.       Penggunaan Sumber daya Informasi yang tidak efisien

d.      Hilangnya integritas data

e.      Hilangnya keamanan

f.        Hilangnya pengendalian

H.           KONSEP MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI

Manajemen sumber daya informasi (information resource management) atau IRM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen-elemen IRM

Agar perusahaan dapat sepenuhnya mencapai IRM, perlu ada serangkaian kondisi tertentu, yakni:

q  Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul

q  Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu bidang fungsional utama

q  Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

I.              MANAJEMEN SUMBER DAYA INFORMASI (MSDI)

Manajemen sumber daya informasi melibatkan semua manajer yang ada dalam perusahaan. MSDI dapat berkembang dengan kondisi:

1. perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
2. para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama
3. CIO diterima dalam lingkungan elit eksekutif
4. dalam perencanaan strategis, eksekutif memperhatikan sumber daya informasi
5. adanya suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal

diperhatikannya masalah end-user computing

PERAN TINGKAT MANAJEMEN PADA AREA FUNGSIONAL PERUSAHAAN

Share

A.  PENGGUNA  DAN PELAKU SISTEM INFORMASI

Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

·         Manajer  

·         Non-manajer

·         Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

B.  TINGKAT MANAJEMEN DI SUATU PERUSAHAAN

Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.

Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :

• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
Tingkat Pengendalian Operasional (Operational control level)

Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

C.HUBUNGAN TINGKAT MANAJEMEN TERHADAP SUMBER INFORMASI DAN BENTUK PENYAJIAN INFORMASI

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

D.PEMBAGIAN BIDANG FUNGSIONAL PADA UMUMNYA DAN TUGAS MANAJER  SECARA UMUM

Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umumnya yaitu seperti :

• ·                   Bidang fungsional keuangan (Finance) 
•   Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
•   Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
•    Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources) 
•    Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :

1.                  1.   Perencanaan (Planning)

2.                             2.   Penataan atau pengorganisasian (Organizing)

3.   Penyusunan Staf (Staffing)

4.   Pengarahan (Directing)

5.   Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

    

E.     E. PERANAN MANAJER MENURUT HENRY MINTZBERG

Menurut Henry Mintzberg Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah  Peranan Manajer : 

• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

1. Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;  
2. Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.

• Informational roles (aktivitas informasi) :

   Monitor  (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;

             Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya;

          Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.

•  Decisional roles (aktvitas keputusan) :

            Entrepreneur  (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;

     Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga;

           Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;

           Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

F  F. KEAHLIAN YANG HARUS DI MILIKI OLEH SEORANG MANAJER

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu:

1.            Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.

2.             Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

 Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu

1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

2.    Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.